Exposant : bien préparer son salon de la vape

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Participer à un salon professionnel de la vape représente un investissement conséquent en temps et en argent, dont il est parfois difficile de mesurer les retombées réelles. Mais bien choisi et bien organisé, être exposant peut se révéler être un véritable tremplin pour booster vos ventes et votre notoriété !
On vous conseille pour réussir au mieux votre opération.

Mais pourquoi participer à un salon ?

Si vous avez la chance et l’opportunité d’exposer sur un salon, vous allez y trouver de nombreux avantages et intérêts :

  • Notoriété : le fait d’être présent sur les grands événements de la vape vous permettra d’élargir le champ de visibilité de votre marque. Plus vous serez présent partout, plus on parle de vous, plus vous gagnez en clientèle. Les salons sont d’excellents moyens pour se faire connaître, particulièrement si vous êtes nouveau dans le business ! Avoir votre propre stand crédibilisera votre place sur le marché auprès des consommateurs et facilitera votre implantation.
  • Nouveauté : les salons représentent une belle opportunité de présenter vos nouveaux liquides et/ou matériels ! Les visiteurs particuliers sur les salons de la vape sont majoritairement des vapoteurs avancés – des geeks – qui sont aux aguets sur les dernières nouveautés ! Vous n’y verrez pas, ou très peu, de vapoteurs débutants. Si vous souhaitez attirer du monde sur votre stand, les nouveautés sont donc un bon moyen d’y parvenir. N’hésitez pas à distribuer les échantillons de vos derniers liquides pour faire votre promotion, ou encore un petit code promo pour pousser à l’achat !
  • Fidélisation : même si vous n’êtes pas nouveau sur le marché de la vape, avoir son stand sur un salon est nécessaire pour fidéliser vos clients. En plus de renforcer votre image de marque, il vous permettra de renforcer vos liens avec votre clientèle. Vos plus fidèles clients seront toujours heureux de vous rencontrer et d’échanger avec vous sur leurs liquides préférés ! Ce point est d’autant plus vrai si vous ne vendez qu’en ligne ou par l’intermédiaire de distributeurs et grossistes. Il s’agit là d’humaniser vos relations et de rencontrer des personnes avec qui vous avez peut-être échangé virtuellement. Vos clients pourront mettre des visages sur votre marque et ils seront d’autant plus fidèles. De plus, prendre le temps de discuter avec vos clients vous permettra d’obtenir des retours sur vos produits que vous n’aurez peut-être pas eu autrement.
  • Prospecter : Si vous vendez vos liquides à des professionnels, les salons sont de très bons moyens de rencontrer de nouveaux prospects. Chaque visiteur est un potentiel acheteur, et un salon une opportunité unique de l’approcher et le conquérir ! N’hésitez pas à prendre des rendez-vous en amont en invitant votre prospect à se rendre sur votre stand pour découvrir vos liquides. Si vous vendez vos liquides à des particuliers, vous serez également servis en termes de prospects. Il est plus facile de conquérir des personnes individuelles que des professionnels ! Ils testent le liquide, et décident sur le moment s’ils l’achètent ou pas. Rien de plus simple !

Les étapes clés pour un salon réussi

Passons maintenant au vive du sujet : l’organisation.
Organiser un salon est une opération délicate puisqu’il aura un véritable impact sur votre image de marque, positif ou négatif. Il faut donc s’investir en amont pour s’assurer d’avoir des retombées positives !

AVANT : préparer le salon

Un salon ne se prépare pas à la dernière minute, et ne s’improvise pas. Vous allez devoir vous y prendre plusieurs mois à l’avance.
Commençons par le début :

  • Définition des objectifs : avant de vous lancer dans cette opération coûteuse, assurez-vous de le faire pour les bonnes raisons et de vérifier si vous en avez vraiment besoin. Définissez vos objectifs et le pourquoi vous souhaitez participer à un salon. Pour présenter des nouveautés ? Trouver de nouveaux clients ? Fidéliser vos clients ? Améliorer votre notoriété ? Prenez bien le temps d’avoir cette réflexion, puisque la réponse vous servira de fil rouge tout au long de l’organisation.
  • Identifier le salon le plus pertinent pour votre activité : le choix du salon auquel vous participerez est important. Vous ne voulez pas choisir un salon avec une fréquentation trop faible ou un thème qui n’aura rien à voir avec votre cœur de métier. N’hésitez pas à regarder la liste des exposants : si vos concurrents y sont, alors peut-être que vous devez songer à y être également.
  • Réserver son stand : cette étape est cruciale lors d’une participation à un salon. Selon votre budget, vous aurez accès à des stands plus ou moins grands, et plus ou moins bien placés. Il est préférable de choisir un stand visible et situé près des axes de passage, mais ce sont souvent ceux qui coûtent le plus cher. Réfléchissez bien à combien vous êtes prêts à investir sur ce point. En ce qui concerne la taille, restez réaliste et ne prenez pas un stand trop grand si vous n’êtes pas capable ensuite de l’habiller ! La location du stand se fait en général plusieurs mois à l’avance (3 à 6 mois selon les salons). Ne perdez pas de temps sur ce point, car les meilleures places partent vite !
  • Préparer l’aménagement du stand : cette partie sera probablement une des plus amusantes. Selon vos objectifs initiaux, vous allez pouvoir réfléchir à la décoration de votre stand, anticiper les besoins en mobilier  et autre. Selon votre budget, vous aurez la possibilité de faire appel à des standistes spécialisés, qui réaliseront tout pour vous, ou à tout faire vous-même. Cette seconde option vous apportera plus d’authenticité ! Chez Cloud Vapor, nous aimons mettre la main à la patte pour satisfaire nos clients, et notre stand entièrement réalisé par nous-même au salon Vapexpo Lille a eu son petit effet. N’oubliez pas de prévoir toutes les PLV nécessaires pour accroître votre notoriété : flyers, brochures, cartes de visite, catalogue…etc. Il faut que vos visiteurs repartent avec quelque chose qui leur permettra de se souvenir de vous !
  • Choisir son équipe de choc : qui sera présent sur votre stand pour représenter votre marque ? Préférez des commerciaux habitués au discours de vente pour valoriser votre marque ! Si vous n’avez pas assez de personnes, vous pouvez embaucher des hôtesses. De nombreuses agences proposent leurs services, et vous avez même la possibilité de choisir les personnes vous-même. N’oubliez pas de définir un dress-code si vous le souhaitez : un t-shirt à l’effigie de votre marque par exemple ! Cela apportera un petit plus à votre stand, et si votre équipe se balade dans le salon à la recherche de nouveaux prospects, elle promouvra en même temps votre marque grâce au t-shirt !
  • Réserver les logements et moyens de transport : une fois que vous avez choisi quels membres de votre équipe seront présents sur le stand, il faut réserver les logements et les moyens de transport pour chacun d’entre eux.
  • Bien communiquer sur votre participation : une autre étape capitale est la communication que vous allez faire autour de votre participation. Il est indispensable de faire savoir que vous aurez un stand sur tel salon ! Vous devez attiser la curiosité de vos clients et prospects pour leur donner une bonne raison de venir vous voir. Les réseaux sociaux sont parfaits pour cela, mais vous pouvez également faire une campagne emailing pour leur faire savoir. Vous pouvez par exemple leur offrir un bon avec lequel ils pourront obtenir un cadeau s’ils viennent vous voir !
  • La check-list utile : sur un salon, vous aurez besoin de différents outils tels que des ciseaux, stylos, scotch, agrafes, colle, papiers, serviettes, produits d’entretien, etc. On vous conseille de faire une check-list en amont pour ne rien oublier !

PENDANT : gérer le salon

Le jour J, l’objectif est d’appliquer tout ce que vous avez organisé.

  • Briefer : nous vous conseillons d’arriver environ 30 minutes en avance afin d’être prêts à l’ouverture des portes du salon. Cela vous laisse le temps de peaufiner la présentation de votre stand, de le rendre accueillant et chaleureux. Mais surtout cela vous offre l’opportunité de briefer vos équipes sur la bonne conduite à tenir, les discours commerciaux et le type de prospect à privilégier.
  • Cibler : cette étape s’applique uniquement pour les clients professionnels. De nombreuses personnes visiteront votre stand, il faut donc être en mesure d’évaluer le type de profil sur lequel vous allez investir votre énergie et votre temps. Ne perdez surtout pas le contact des personnes intéressantes pour votre business : demandez-leur leur carte de visite et préparez une fiche de contact à compléter ou un formulaire en ligne avec les informations dont vous avez besoin.
  • Animer : un de vos objectifs sur ce salon est d’avoir le plus de visites possibles sur votre stand ! Il faut donc faire preuve d’originalité avec des animations attrayantes. Faites une dégustation de liquide, ou un atelier DIY ! Organisez un jeu sur votre stand, pourquoi pas une roulette avec des cadeaux à la clé ? Vous pouvez aussi organiser un vote sur un prochain liquide ! Vous mettrez vos clients dans la boucle et ils pourront décider du prochain liquide à sortir. Sympa non ? Vous pouvez ensuite recontacter les personnes ayant voté pour leur annoncer les résultats… Une bonne excuse pour garder le contact ! Bref, sur le plan animation, tout est possible dans la mesure de votre budget ! Amusez-vous !
  • Distribuer : n’hésitez pas à distribuer des échantillons de liquides aux prospects pertinents. Mais faîtes le intelligemment ! L’ensemble des stands distribuera probablement des échantillons, et les prospects vont crouler sous les fioles, et vous risquez de passer à la trappe… Démarquez-vous en distribuant autre chose avec ! Un goodies original, un flyer avec un cadeau… tout est permis ! Il faut qu’on se rappelle de vous.
  • Ranger : cela peut paraître bête, mais veillez à ce que votre stand soit toujours propre et rangé. C’est votre image de marque qui est en jeu ! Ne laissez pas traîner des drip-tips, des flacons vides, ou encore des déchets, etc. Il faut que votre stand soit le plus attractif possible tout au long de l’exposition.
  • Découvrir : vous êtes sur un salon où prospects et concurrents sont réunis. Allez faire un tour ! Ce genre d’exposition est l’endroit idéal pour faire une veille concurrentielle. Jetez un œil aux autres stands, testez les nouveautés, découvrez les nouvelles innovations… Vous en apprendrez beaucoup !

APRES : débriefing

Une fois le salon terminé, le travail ne s’arrête pas là ! Il est indispensable d’organiser une réunion avec les membres de l’équipe qui étaient présents sur le stand.
Vous devez centraliser tous les contacts commerciaux collectés afin de les traiter dans la semaine qui suit. Vous serez encore frais dans la tête du prospect ! Il est également important que chacun fasse un retour sur ce qu’il a appris, découvert et s’il cela lui a donné des idées pour la suite. Faîtes un bilan sur les points positifs et négatifs de l’organisation du salon, ce qui a bien fonctionné et au contraire ce qui aurait dû être différent… On apprend de nos erreurs et faire un bilan vous permettra d’identifier des pistes d’amélioration et de préparer les actions post-salon.

Vous devez également comptabiliser toutes les dépenses engendrées pour le salon. Cela vous servira pour les prochains ! Malheureusement, même si vous vous êtes fixé un budget initial, il y a toujours des imprévus plus ou moins coûteux !

Vous l’aurez saisi, préparer un salon ne s’improvise pas. Nombreuses sont les choses à faire et vous devez absolument vous organiser pour être certain de ne pas passer à côté de quelque chose d’important. Créer un retroplanning est une solution pratique par exemple.

On vous souhaite bon courage et on vous dit à bientôt au Vapexpo Paris, les 6,7 et 8 Octobre !

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About Author

Marketing Manager. Passionnée par la relation client, je partage les résultats de ma veille marketing et l'expertise de Cloud Vapor aux professionnels de la vape pour affiner leur vision et leur développement sur le marché.

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